Suche
  • alexandra.edl

Die Welt vor schlechten Meetings retten

Vermutlich kennt es jeder: Der gesamte Terminkalender ist voll von Meetings und Terminen. Soweit so gut. Eine fehlende Agenda und ein dadurch unstrukturierter Ablauf, eine teils nicht zwingend notwendige Anwesenheit mancher Kollegen und zur Krönung ein fehlendes Ergebnis und keine vereinbarten nächsten Schritte können den Meetingmarathon zu unproduktiver Zeitvergeudung machen. Eine Welle an schlechten, ineffizienten und überfüllten Meetings plagt die Geschäftswelt und macht Mitarbeitende unglücklich. Hier findest du Ideen, wie DU das ändern kannst.



Vorbereitung

Für effektive Meetings ist eine gute Vorbereitung unausweichlich.

  • Wenn du ein Meeting aufsetzt, lege zuvor das Ziel des Meetings fest. Lege eine Agenda und die Teilnehmer fest.

  • Überlege, ob es dafür wirklich ein Meeting braucht. Vielleicht ist ein Telefonat oder ein Update per E-Mail genauso zielführend.

  • Reserviere dir Zeit in deinem Kalender vor dem Termin und stelle sicher, dass alle benötigten Materialien wie Stifte oder FlipCharts im Raum sind. So kannst du unnötige Verzögerungen während des Meetings verhindern und die Zeit produktiv nutzen.


Struktur

Um den größtmöglichen Nutzen aus Meetings zu ziehen, ist es wichtig, dass diese eine Struktur haben.

  • Stelle sicher, dass eine Agenda vor jedem Meeting mit den wichtigsten Tagesordnungspunkten erstellt ist.

  • Im Anschluss an das Treffen kann ein Protokoll helfen, Ergebnisse zusammenzufassen, zu strukturieren und Handlungsschritte mit Verantwortlichen schriftlich festzuhalten. So können auch alle informiert werden, die nicht am Meeting teilnehmen konnten.


Rahmenbedingungen

Damit deine Meetings in Zukunft effektiver und weniger zeitfressend sind, solltest Du dafür sorgen, dass deine Treffen pünktlich beginnen und pünktlich enden.

  • Idealerweise gehen Meetings 25 bzw. 55 Minuten; so schaffst du es auch die “Back-to-Back” gebuchten Teilnehmenden ohne Stress zum nächsten Termin zu schicken.

  • Starte mit deiner Agenda ohne auf Nachzügler zu warten - das schult auch die Teilnehmenden künftig pünktlicher zu sein wenn sie nichts verpassen wollen.


Und was mache ich, wenn ich als Moderator unterbrochen werde?

Es kommt häufig vor, dass Themen in einem Meeting aufkommen, die nicht auf der Agenda stehen, dennoch aber von Bedeutung sein können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du als Moderator damit umgehen kannst.

  • Falls ein neuer Aspekt angesprochen wird, der nicht in der Agenda aufgeführt ist, solltest du ihn wertschätzend entgegen nehmen („hold that thought“) und kannst ihn verbal auf den letzten Agendapunkt “Miscellaneous” verschieben. Dann habt ihr am Ende des Meetings Zeit, das Thema zu besprechen.

  • Außerdem kannst du neue Punkte auf einem FlipChart oder White Board notieren, um später darauf zurückzukommen (Themenspeicher).

  • Für den Fall, dass der angesprochene Aspekt nicht alle Anwesenden interessiert, solltest du als Moderator dafür sorgen, die Diskussion zu vertagen und außerhalb des Meetings fortzuführen. So kannst du deine im Voraus geplante Agenda einhalten und das Meeting so produktiv wie möglich gestalten.


Das kannst DU tun, um zu einer effektiveren Meetingkultur beizutragen. Was aber tun, wenn du zu einem Meeting eingeladen wirst, das ohne Agenda verschickt wird und der Meeting-Betreff dir wenig Klarheit gibt, ob du für dieses Meeting wirklich gebraucht wirst und warum?


Hast du schon einmal die Möglichkeit in Betracht gezogen eine Kalendereinladung mit “Vielleicht”(oder “Tentative”) zu beantworten? Stelle dem Moderator doch vorab die Frage worum es geht (Agenda) und was dein Beitrag sein kann (Rolle und erforderliche Anwesenheit). Diese Rückmeldung kann dem Moderator helfen, bei der nächsten Meeting-Einladung noch besser vorbereitet und organisiert zu sein, um unser aller Zeit noch mehr zu respektieren!


Gemeinsam können wir es schaffen und die Welt vor schlechten Meetings retten!





Bildquellen:

www.experteer.de

http://blog.theleanproject.com/?p=92


8 Ansichten

© 2020 by Alexandra Edl. KontaktImpressum. Datenschutzerklärung.